REFORM SPOR SİSTEMLERİ SANAYİ ve TİCARET A.Ş.   

                 KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Revizyon Tarihi: Ocak 2020

 

1. Amaç

REFORM SPOR SİSTEMLERİ SANAYİ ve TİCARET A.Ş (“Şirket”), çalışanlarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.

Şirketimiz çalışanı olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,

  • Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  • Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  • Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini

 

İşbu Aydınlatma Metni ile REFORM SPOR SİSTEMLERİ SANAYİ ve TİCARET A.Ş. tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

2.       Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü

Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.

Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, çalışanlara ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

 

Kişisel Verinin İçeriği
Kimlik Verisi Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, medeni hal, anne adı- baba adı, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, cinsiyet gibi bilgeleri içeren ehliyet ve nüfus cüzdanı sureti,

SGK sicil numarası gibi belgeler ile imza/paraf bilgisi.

İletişim Verisi Telefon numarası, açık adres bilgisi, ülke, e-posta adresi, şirket içi iletişim bilgileri

(dâhili numarası ve kurumsal e-posta adresi dâhil).

Finansal Veri Finansal ve maaş detayları, prim hak edişleri, prim ve avans tutarları, banka hesap

numarası, IBAN numarası gibi veriler

Özel          nitelikli kişisel veriler ·         Ceza Mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri (Adli sicil kaydı)

·         İşe Giriş / Periyodik Muayene Formu kapsamında tıbbi özgeçmiş verileri, fiziki muayene sonuçları, laboratuvar bulguları, tıbbi özgeçmiş verileri, soy geçmişi verileri

·         İstirahat Raporu

·         Parmak izi

·         Biyometrik veri (yüz tanıma sistemi)

·         İş göremezlik belgesi

·         Protokol kayıt defteri ve reçete verileri

·         Kan grubu

·         Nüfus cüzdanı üzerinde kan grubu ve din hanesi karşılığı

·         Engellilik, malüllük ve sakatlık durumu

·         Irk ve etnik kökeni

Mesleki    Deneyim Verisi İlgili kişinin unvanı, görevi, pozisyonu, işe başlama tarihi ve çalışma süresi gibi

bilgiler

Görsel/İşitsel Verisi Açıklayıcı resim, fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç), ses kayıtları (örneğin telefon konuşması ses

kaydı)

Fiziksel       Mekân Güvenliği Kamera kayıtları ve ortam ses kayıtları
Özlük Verisi Şirketimiz ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri (Vesikalık fotoğraf, diploma, özlük dosyasına giren kimlik bilgileri, iş başvuru formu, eğitim bilgileri, mezuniyet bilgileri, mesleği, daha önce çalıştığı yer,

özgeçmiş bilgisi, asgari geçim indirimi bilgisi, bireysel emeklilik bilgileri).

Diğer Veriler İlgili kişinin SGK sicil no, mesleği, çalıştığı bölüm, işe başlama tarihi, departman,

fazla mesai saatleri, izin, eğitimleri, zimmet ve satın alma talep formu verileri

Risk Yönetimi Risk tarihi, etki alanı, riskin değeri, sonuç ve açıklamalar

Kişisel verileriniz, gerek iş akdinin kurulmasından önce gerekse iş akdinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü kişilerden elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman, insan kaynakları uygulamaları üzerinden tarafınızca verilen bilgiler, Şirkete ait tüm lokasyonlarda tutulan kamera kayıtları ve ses kayıtları ile Şirket tarafından kullanımınıza bırakılan her türlü sabit ve mobil telefon kayıtları, Şirket tarafından kullanımınıza sunulan araç, masaüstü bilgisayar, taşınabilir bilgisayar gibi tüm araçlar üzerindeki dosya ve kayıtlarınız aracılığı ile toplanmaktadır.

Şirket personeline tahsis edilen ve/ veya şirket personeli tarafından geçici olarak kullanılan şirketin mülkiyetindeki ve/veya zilyetliğindeki taşıtlar, GPRS sistemi ile güvenlik amacıyla izlenmektedir.

 

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili sair mevzuat hükümleri çerçevesinde şirket e-mail hesapları arşivlenmektedir.

 

3.       Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.

Kişisel Verileriniz, 4857 saylı İş Kanunu, dair kanunun uygulanmasına ilişkin ve şirketi içi yönetmelik, Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, Türk Borçlar Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İş Sağlığı ve Güveliği Kanunu, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu ve sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.

4857 saylı İş Kanunu, 5510 SGK kanunu , Şirket içi personel yönetmeliği, Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, Türk Borçlar Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İş Sağlığı ve Güveliği Kanunu, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;

  • Herhangi bir olay gerçekleştiğinde tutanak tutulması,
  • Çalışan evraklarının saklanması,
  • Risk analizi ve değerlendirilmesi takibinin yapılması,
  • Acil durum eylem planının oluşturulması,
  • İş Sağlığı ve Güvenliği olay ve tespit bildirimi yapılması,
  • İş Sağlığı ve Güvenliği eğitim katılımcılarının takibinin yapılması,
  • Özlük ve sağlık dosyasının oluşturulması,
  • Bordro işlemlerinin yürütülmesi,
  • Avans talepleri takibinin yapılması,
  • Fazla mesai bilgilerinin takip edilmesi,
  • Prim ve izin taleplerinin alınması,
  • Maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
  • Zorunlu bireysel emeklilik yapılması,
  • İşe giriş/periyodik muayenesinin yapılması,
  • Çalışan muayenesinin yapılması,
  • Çalışan reçetesinin yazılması

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;

  • Giriş çıkış kartı temin edilmesi,
  • Ziyaretçi giriş çıkış takibinin yapılması,
  • Çalışan yaralanmalarının takip edilmesi,
  • Mülakat sırasında aday değerlendirmesinin yapılması,
  • İşten çıkış süreci takibinin yapılması,
  • Malzeme teslim alımları takibinin yapılması,

 

  • Faaliyetlerin aylık takibinin yapılması,
  • Projeleri puantaj bilgileri takibinin yapılması,
  • Depodaki malların ve satın alma siparişleri takibinin yapılması,
  • Kartvizit oluşturulması

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, veri sorumlusunun meşru menfaati gereği ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

  • Personel Devam Takip Sistemi kapsamında işe giriş çıkış takibinin yapılması,
  • Bina içerisindeki kamera görüntülerinin ve ses kayıtlarının takibinin yapılması
  • Firma bilgisayarların takibi ve kayıt altına alınması ve takibi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4.       Çalışan Kişisel Verilerinin 3. Kişilere Aktarılması

Kişisel Verileriniz, Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, İş Kanunu, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu ve yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; Şirketimizin ilgili tedarikçileri ve topluluk şirketleri, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

4.1. Kişisel Verilerinizin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;

Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, İş Kanunu, 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;

  • Çalışanın görev talimatları bildiriminin yapılması,
  • İşyeri hekimliği hizmeti alınması, (6331 sayılı yasaya göre)
  • Maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesi,
  • Bireysel emeklilik yapılması amacıyla ilgili tedarikçilere, topluluk şirketine ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlara aktarılabilmektedir.

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ve Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

  • Yasal mevzuata uyumluluğun gerçekleştirilmesi,
  • İnsan kaynakları hizmeti alınması,
  • Malzeme teslim alımları takibinin yapılması,
  • Satış operasyon hizmeti alınması,
  • Satın alma ve mali işler hizmeti alınması amacıyla ilgili tedarikçilere, topluluk şirketlerine ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

5.       Çalışanın Sahip Olduğu Haklar

KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

  1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
  5. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep

Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Çalışan Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.